CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Introducción

La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.

Objetivo

Instruir a nuestros estudiantes en el campo de la contabilidad y computación para que puedan desempeñarse como técnicos en contabilidad en cualquier empresa.

Dirigido a

Contadores, tecnicos medios en contabilidad, estudiantes de contabilidad o carreras a fines, o publico en general con conocimientos de contabilidad que tengan interes en automatizar, haciendo uso de las tecnologias de la informacion y comonicaciones, el trabajo diario en la contabilidad.

Contenido

• Introducción a GnuCash.
• Usando GnuCash.
• Pe rsonalizando GnuCash.

La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la relación entre la Contabilidad y la Informática.

El propósito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la

Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informáticos de mayor difusión en el mercado para obtener un óptimo resultado dentro de una organización con el objetivo de ser más eficiente en sus funciones y mejor capacitado para un trabajo como contable.

En este primer curso aprenderemos el concepto e historia de la Contabilidad y haremos una introducción a la Contabilidad. Estudiaremos el activo, pasivo y patrimonio, los libros de contabilidad y el Balance de una empresa

Importancia de la Contabilidad Computarizada

La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz; ya que por medio de la creación del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores.
Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadorarealiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano; El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.
Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual. El contador nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.

aqui podemos entender mas de la conputacion informatica:

veremos lo siguiente:

FACTURACION DE VENTAS .REGISTROS CONTABLES

Ventas

Se conceptúa como ventas, las operaciones comerciales, mediante las cuales una empresa transfiere a sus clientes, los bienes o servicios que dispone para su comercialización, se considera que se ha realizado una venta, cuando se emite la respectiva factura y el cliente demuestra conformidad con el negocio realizado y paga o se compromete a pagar en un determinado tiempo por este concepto.

Cada empresa organiza en su momento su propio departamento de ventas, nombrando un jefe para que se encargue de todos los detalles que implica la comercialización de los bienes o servicios que preste la empresa, así como de dictar las políticas de comisiones para los vendedores, trámites y demás operaciones que permitan cerrar adecuadamente las ventas.

A continuación vamos a examinar 3 hojas de un mismo archivo de Excel que actúan en forma conjunta para realizar la facturación. En este caso vamos a exponer un sistema de facturación de servicios, que tiene 4 rubros: cursos de conducción, exámenes psicosensométricos, manuales del conductor y permisos de aprendizaje, se pueden facturar todos o por separado.

Como vemos las 3 hojas del archivo son: base, factura y control. En la primera hoja “base” disponemos de una base de datos para la facturación, es decir, todos estos datos son necesarios para completar ciertos campos de la factura, vamos a observar los datos de la fila 9 o la persona que se encuentra con el número 5, AVILA FLORES JOSE LUIS. Tomando como referencia las fórmulas aplicadas en el rol de pagos, vamos a observar que en base al número 5, Excel puede encontrar con la fórmula =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2), el nombre del cliente, de la misma forma puede localizar los otros datos para que se reflejen en la siguiente hoja “factura”

Aquí podemos observar que la información de la hoja “base”, la hemos recuperado aplicando las fórmulas:

=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2) para obtener el nombre del cliente

=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;3) para que aparezca la cédula del cliente

=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;4) para ver la dirección

=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;5) para ver el teléfono

De esta forma estamos en capacidad de facturar a todos los clientes de la hoja “base”, en la parte inferior en cambio hemos detallado los servicios con los valores respectivos, es necesario aclarar que el manual del conductor y el permiso de aprendizaje no están grabados con el impuesto del iva, de tal forma que, estos rubros sumados constan en “base 0”, una vez completa la factura, se procede a imprimir, por lo general el original es para el cliente, una copia para Contabilidad y otra para archivo.

En esta tercera hoja “control”, observamos un detalle con el número de factura, fecha, nombre del cliente, la facturación con base 0%, base 12%, iva y total. Es necesario anotar que en ocasiones por fallas propias o por causas ajenas a la voluntad de la persona que realiza la facturación suele suceder que hay facturas que se imprimen con errores, si esto sucede es necesario anular el documento, con todas sus copias y hacer constar en el detalle como ANULADA y sin valores, tal como se muestra en el detalle. Para agilitar el registro de esta hoja, según se puede observar a partir de la columna B, existen fórmulas para traer los datos de la hoja anterior “factura” y son las siguientes:

=factura!$G$4 para actualizar la fecha

=factura!$C$4 para registrar el nombre del cliente

=factura!$I$19 para los valores de base 0%

=factura!$I$17 para los valores de base 12%

=factura!$I$20 para ver el valor del iva

=factura!$I$21 para ver el total de la factura

Para llevar un buen control de este sistema es necesario anotar que inmediatamente después de realizar la factura, nos trasladamos a la hoja “control”, anotamos el rango de la factura impresa, luego escogemos pegado especial, valores, aceptar; de esta forma quedan fijos los valores en la hoja “control”.

Una vez terminado el mes es necesario realizar totalizar los valores, para realizar el asiento contable, debitando clientes por el total y acreditando ventas base 0%, ventas base 12% y el iva en ventas por los valores respectivos, de acuerdo a la referencia del rango D2:G2.